Văn bản này nói gì?
Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/7/2026), hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ ghi sổ kế toán; bản chuyển đổi để ghi sổ không có hiệu lực giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Đối tượng chịu ảnh hưởng: mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Khuyến nghị: doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán, bảo đảm tra cứu và in được khi có yêu cầu, không cần in toàn bộ ra giấy; khi chuyển đổi ra giấy để ghi sổ hoặc xuất trình cho cơ quan kiểm tra, bản giấy phải khớp đúng nội dung bản điện tử.
Kế Toán Bảo Lộc phân tích
Kết luận: Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định nghĩa vụ in hóa đơn điện tử ra giấy. Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu; việc chuyển đổi thành hóa đơn giấy thực hiện trong các trường hợp Nghị định quy định.
Căn cứ pháp lý
- Khoản 2 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu; cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp, đáp ứng yêu cầu tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử; hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Điểm b khoản 1 Điều 5: hóa đơn, chứng từ phải lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
- Khoản 1 Điều 35: khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền tra cứu hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
- Điểm c khoản 1 Điều 18: người mua có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán.
- Khoản 1 Điều 43: Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026.
Các trường hợp được chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
| Trường hợp | Căn cứ | Giá trị của bản giấy |
|---|---|---|
| Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, điều tra | Điểm b.1 khoản 4 Điều 5 | Văn bản không quy định thêm về giá trị bản giấy trong trường hợp này |
| Theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo pháp luật về kế toán | Điểm b.2 khoản 4 Điều 5 | Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế |
- Điểm a khoản 4 Điều 5: bản giấy sau chuyển đổi phải khớp đúng nội dung với bản điện tử và đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
Lưu ý thực tế cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh
- Doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán, bảo đảm tra cứu và in được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Bản in kèm chứng từ ghi sổ kế toán là bản chuyển đổi theo điểm b.2 khoản 4 Điều 5, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Khi cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra yêu cầu, doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy khớp đúng nội dung bản điện tử.
- Người mua không cần bản giấy để lưu chứng từ: người mua có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán theo điểm c khoản 1 Điều 18.
Khuyến nghị: Doanh nghiệp tổ chức lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng dữ liệu có thể tra cứu, in được khi cần, thay vì in toàn bộ ra giấy; bản in kèm chứng từ kế toán phải khớp đúng với bản điện tử. Nội dung mang tính tham khảo, doanh nghiệp đối chiếu với văn bản gốc khi thực hiện.
Nguyên văn căn cứ
«2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ và đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.» (khoản 2 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.» (điểm b khoản 1 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«a) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử;» (điểm a khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«b) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy trong các trường hợp sau: b.1) Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra;» (điểm b khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«b.2) Theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc» (điểm b.2 khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán. Hóa đơn chuyển đổi trong trường hợp này không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.» (điểm b.2 khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«c) Tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán;» (điểm c khoản 1 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.» (khoản 1 Điều 35 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
«1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.» (khoản 1 Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
