Hướng dẫn nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính qua mạng – trường hợp không đổi cơ quan thuế quản lý, công ty TNHH hai thành viên, kèm bổ sung chủ sở hữu hưởng lợi

Áp dụng khi nào

• Doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang địa chỉ khác phải đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 1, khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp). Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi khi đổi địa chỉ trụ sở (khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
• Bài trình bày trường hợp trụ sở mới vẫn do cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp tiếp tục quản lý: doanh nghiệp không phải làm thủ tục riêng với cơ quan thuế trước, thông tin đăng ký thuế được thông báo cùng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Trụ sở mới làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì làm thủ tục với cơ quan thuế trước (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
• Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính chỉ gồm Giấy đề nghị và nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu (công ty TNHH một thành viên), của Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) (khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Điều 40 không yêu cầu nộp biên bản họp; khác với hồ sơ giải thể của công ty TNHH hai thành viên vẫn phải có biên bản họp (điểm b khoản 1 Điều 64).
• Doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025 bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) đồng thời tại lần đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất (khoản 1 Điều 3 Luật 76/2025/QH15). Vì vậy bài kê khai luôn khối chủ sở hữu hưởng lợi trong cùng hồ sơ; doanh nghiệp có thể làm đồng thời nhiều thủ tục trong một bộ hồ sơ (khoản 6 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Hồ sơ cần chuẩn bị

Thành phần hồ sơ theo khoản 2 Điều 40 và Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; phần chủ sở hữu hưởng lợi theo khoản 1 Điều 3 Luật 76/2025/QH15 và Mẫu số 12, Mẫu số 10 Thông tư 121/2026/TT-BTC; tên loại tài liệu ghi đúng như danh sách trên Hệ thống.

Lưu ý về tệp tin: Văn bản điện tử định dạng PDF, tên tệp đặt tương ứng với tên loại giấy tờ; văn bản ký tay thì quét (scan) theo chế độ ảnh màu (khoản 9 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Mỗi văn bản một tệp riêng để chọn đúng loại đính kèm. Trên quyết định và Giấy đề nghị nên ghi địa chỉ cũ đúng như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kèm tên đơn vị hành chính mới (ví dụ «Phường 2, Quận X cũ – nay là Phường Y»).

Các bước nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Người nộp là người được ủy quyền, đã đăng nhập Hệ thống bằng tài khoản định danh điện tử của mình. Mỗi thao tác trên Hệ thống có thể mất 5–15 giây để tải xong; bấm một lần và chờ trang hiện đầy đủ.

1. 1Chọn loại đăng ký trực tuyến

   Đăng nhập Hệ thống bằng tài khoản định danh điện tử. Trên thanh menu bấm ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP, chọn «Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc» rồi bấm Tiếp theo.

   

2. 2Tìm doanh nghiệp theo mã số

   Nhập mã số doanh nghiệp, bấm Tìm kiếm. Kiểm tra loại hình, mã số và tên doanh nghiệp hiện ra đúng rồi bấm Tiếp theo.

   Nếu doanh nghiệp đã có một hồ sơ nháp chưa nộp, Hệ thống có thể hiện hộp thông báo; khi đó vào DANH SÁCH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ, lọc theo mã số doanh nghiệp và mở hồ sơ nháp để làm tiếp thay vì tạo mới.

   

3. 3Chọn vai trò Người được ủy quyền

   Ở mục Vai trò người nộp hồ sơ chọn «Người được ủy quyền». Nhập số giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, số điện thoại và email của người đại diện, rồi bấm Tiếp theo.

   

4. 4Chọn «Thay đổi nội dung ĐKDN»

   Ở màn hình Chọn loại đăng ký thay đổi, chọn «Thay đổi nội dung ĐKDN» – nhóm này có mục Địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

   Không đánh dấu ô «Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính?»: ô này chỉ dùng khi doanh nghiệp không chuyển đi mà tên đơn vị hành chính thay đổi. Ô Thay đổi tên doanh nghiệp để «Không». Bấm Tiếp theo.

   

5. 5Xác nhận thông tin và bấm Bắt đầu

   Kiểm tra Loại đăng ký thay đổi là «Thay đổi nội dung ĐKDN», Thay đổi tên doanh nghiệp «Không», thông tin doanh nghiệp đúng, rồi bấm Bắt đầu.

   

6. 6Hồ sơ nháp: chỉ mở các khối có thay đổi

   Hệ thống tạo hồ sơ ở trạng thái «Đã lưu». Cột trái KHỐI DỮ LIỆU liệt kê mọi nội dung đăng ký (ngành nghề, vốn, thành viên, người đại diện…).

   Chỉ mở và lưu những khối có trong hồ sơ: Địa chỉ, Thông tin về thuế (nếu đổi địa chỉ nhận thông báo thuế), Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu chưa kê khai – xem bước 9), Thông tin Ủy quyền, Người nộp hồ sơ. Không bấm Lưu ở khối không thay đổi để tránh Hệ thống ghi nhận như một nội dung thay đổi.

   

7. 7Kê khai địa chỉ trụ sở mới

   Bấm khối «Địa chỉ». Giữ Quốc gia, Tỉnh/Thành phố (nếu không đổi tỉnh), chọn Xã/Phường/Đặc khu của trụ sở mới, nhập số nhà, đường. Kiểm tra điện thoại, email liên hệ, rồi bấm Lưu. Khối đã lưu có dấu tích xanh ở cột trái.

   

8. 8Đổi địa chỉ nhận thông báo thuế

   Nếu Giấy đề nghị có đánh dấu «Đồng thời thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế»: bấm khối «Thông tin về thuế», ở mục Địa chỉ nhận thông báo thuế chọn «Giống địa chỉ trụ sở chính». Hệ thống tự điền địa chỉ mới; bấm Lưu.

   Không sửa các ô khác trong khối. Nếu ô Phương pháp tính thuế đang trống thì để nguyên: ở hồ sơ thực tế, đã chọn một phương pháp thì Hệ thống không cho bỏ chọn lại, phải làm lại hồ sơ nháp khác.

   

9. 9Khai chủ sở hữu hưởng lợi và đối chiếu dân cư

   Chỉ làm bước 9 và bước 10 khi doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025 và CHƯA kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, hoặc đã kê khai nhưng thông tin có thay đổi (khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp đã kê khai mà thông tin không đổi, hoặc thành lập từ 01/7/2025 trở đi, thì BỎ QUA bước 9, 10, chuyển sang bước 11 và không đính kèm Danh sách Mẫu số 10. Cách tự kiểm tra đã kê khai chưa: xem bài hướng dẫn Mẫu số 10 trong chuyên đề.

   Bấm khối «Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi» → Tạo mới. Ở ô Loại chủ sở hữu hưởng lợi chọn đúng tiêu chí (ví dụ «Cá nhân sở hữu vốn điều lệ/quyền biểu quyết» với cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên; nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc hợp đồng cùng nhau sở hữu từ 25% trở lên cũng phải kê khai – khoản 1 Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP).

   Nhập họ tên, giới tính, ngày sinh, số giấy tờ pháp lý; tích ô «Tôi không phải là người máy» rồi bấm «Đối chiếu với CSDLQG về dân cư». Hệ thống báo «Xác minh thông tin thành công» và dòng «Khớp với CSDLQG về dân cư».

   

   

10. 10Nhập tỷ lệ sở hữu và lưu

    Bỏ qua bước này nếu đã bỏ qua bước 9 (doanh nghiệp đã kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin không đổi).

    Cuộn xuống, nhập Tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ trực tiếp (và gián tiếp nếu có); Hệ thống tự tính tổng. Người đạt tiêu chí sở hữu thì để trống các ô Quyền kiểm soát và Chức danh – các ô này chỉ dùng cho người được kê khai theo tiêu chí kiểm soát hoặc người quản lý doanh nghiệp. Bấm Lưu.

    Sau khi đối chiếu, phần địa chỉ liên lạc trên khối này bị khóa, Hệ thống không cho sửa; nội dung kê khai đầy đủ nằm trên Danh sách Mẫu số 10 tải lên ở bước 14. Có nhiều chủ sở hữu hưởng lợi thì bấm Tạo mới cho từng người.

    

11. 11Kê khai Người nộp hồ sơ

    Bấm khối «Người nộp hồ sơ», giữ vai trò Người được ủy quyền. Bấm «Sao chép thông tin đăng ký tài khoản» để tự điền họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, điện thoại, email.

    Chọn lại Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường của địa chỉ liên lạc theo địa giới hành chính mới (Hệ thống thường điền sẵn một tỉnh mặc định) và nhập số nhà; nhập email để nhận kết quả. Bấm Lưu.

    

12. 12Kiểm tra khối Thông tin Ủy quyền và đối chiếu người có thẩm quyền

    Bấm khối «Thông tin Ủy quyền». Phần Người được ủy quyền lấy từ khối Người nộp hồ sơ; phần «Người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp» lấy sẵn người đại diện theo pháp luật.

    Bấm «Đối chiếu với CSDLQG về dân cư» dưới số giấy tờ của người có thẩm quyền; khi Hệ thống báo «Xác minh thông tin thành công» thì bấm Lưu. Bỏ qua bước này thì khi Chuẩn bị Hệ thống báo lỗi chưa đối chiếu.

    

13. 13Khai báo các loại văn bản đính kèm

    Bấm biểu tượng ghim có dấu cộng cạnh VĂN BẢN ĐÍNH KÈM. Trong hộp «Văn bản đính kèm», lần lượt chọn từng loại, Số tài liệu 1, bấm Lưu: «Thông báo thay đổi nội dung ĐKDN» (Giấy đề nghị), «Quyết định của Hội đồng thành viên», «Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp» (chỉ khi có làm bước 9–10), «Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN».

    Không cần chọn loại «Bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên». Bảng phía dưới hiện các loại đã khai; bấm Đóng.

    

    

14. 14Tải tệp PDF lên và gán loại cho từng tệp

    Bấm một loại văn bản ở cột trái để mở trang đính kèm. Bấm Chọn tệp, chọn tệp PDF, bấm Tải lên MỘT lần rồi chờ: tệp có thể hiện chậm, bấm lại sẽ thành hai bản (phải xóa bớt). Lặp lại cho từng tệp.

    Ở bảng Danh sách, cột «Loại đính kèm» chọn đúng loại cho từng tệp rồi bấm Lưu. Xong, cột trái hiện dấu tích xanh ở mọi loại văn bản đã khai.

    

    

15. 15Chuẩn bị, thanh toán và nộp hồ sơ

    Bấm Xem trước để rà lại nội dung, sau đó bấm Chuẩn bị. Nếu Hệ thống báo lỗi (ví dụ chưa đối chiếu dân cư) thì sửa khối tương ứng rồi bấm lại.

    Sau khi lưu khối Thông tin về thuế, Hệ thống có thể hiện dòng «(Khối thông tin thuế) Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán là bắt buộc». Theo chú thích Mẫu số 12 (Thông tư 121/2026/TT-BTC), doanh nghiệp kê khai hình thức hạch toán độc lập thì bắt buộc kê khai thông tin Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán; doanh nghiệp đã có người phụ trách kế toán nên kê khai luôn trong khối này để hạn chế bị yêu cầu bổ sung. Ở hồ sơ thực tế ngày 03/11/2026, dòng này không chặn bước thanh toán; kết quả giải quyết do Cơ quan đăng ký kinh doanh quyết định.

    Hệ thống chuyển sang trang Thanh toán điện tử (thanhtoanquamang.dkkd.gov.vn) với số đơn hàng, nội dung và số tiền phí, lệ phí do Hệ thống tính; kiểm tra số tiền trước khi thanh toán. Thanh toán xong, hồ sơ tự nộp vào Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

    

16. 16Theo dõi trạng thái và nhận kết quả

    Nộp xong, hồ sơ chuyển trạng thái «Đang nộp» và có Số hồ sơ dạng OD-xxxxxxx/26. Sau vài phút, trong DANH SÁCH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ (lọc theo mã số doanh nghiệp) trạng thái chuyển «Đã gửi đi», «Đã tiếp nhận»; cột Các bản in có Giấy biên nhận.

    Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có) hiện ở mục «Danh sách các thông báo từ cơ quan ĐKKD» trong hồ sơ; doanh nghiệp có 60 ngày kể từ ngày có thông báo để nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung, quá hạn thì hồ sơ không còn giá trị (khoản 3 Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong 03 ngày làm việc (khoản 3 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

    

Trường hợp trụ sở mới làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi địa chỉ mới thuộc địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý trực tiếp (kể cả chuyển sang tỉnh, thành phố khác), trình tự thay đổi như sau:

1. 1Làm thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm TRƯỚC khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở với Cơ quan đăng ký kinh doanh (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
2. 2Nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST cho cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) (điểm a.1 khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
3. 3Sau khi nhận Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST của cơ quan thuế nơi chuyển đi, doanh nghiệp mới nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở theo các bước của bài này (điểm a.2 khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
4. 4Cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo 09-MST trong 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ; doanh nghiệp thuộc diện phải kiểm tra tại trụ sở trước khi chuyển địa điểm thì được thông báo trong 02 ngày làm việc và nhận 09-MST trong 05 ngày làm việc kể từ ngày có kết luận kiểm tra hoặc quyết định xử phạt (điểm a khoản 2 Điều 10 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Nên làm thủ tục thuế sớm để kịp thời hạn 10 ngày đăng ký thay đổi.
5. 5Chuyển sang tỉnh, thành phố khác: hồ sơ nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới (khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP); trên Hệ thống chọn lại Tỉnh/Thành phố ở khối Địa chỉ.
6. 6Doanh nghiệp không chuyển đi, chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước: không thuộc trường hợp phải làm thủ tục chuyển cơ quan thuế (khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC loại trừ trường hợp này); trên Hệ thống dùng ô «Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính».

Trường hợp người được ủy quyền nộp thay

Các bước trên là luồng người được ủy quyền nộp. Những điểm riêng của luồng này:

• •Bước chọn vai trò: chọn «Người được ủy quyền», nhập số giấy tờ pháp lý, điện thoại, email của người đại diện theo pháp luật.
• •Hệ thống yêu cầu đối chiếu người có thẩm quyền ký (người đại diện theo pháp luật) với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi cho nộp.
• •Mọi giấy tờ trong hồ sơ phải được ký số hoặc ký trực tiếp, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải lên, kèm giấy tờ ủy quyền theo Điều 12 (điểm b khoản 1 Điều 39 và điểm d khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Điều 9 và Điều 8 Nghị định 296/2026/NĐ-CP).

Giấy tờ ủy quyền. Ủy quyền cho cá nhân: văn bản ủy quyền, không bắt buộc công chứng, chứng thực. Ủy quyền cho tổ chức (ví dụ công ty dịch vụ): bản sao hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công cá nhân trực tiếp thực hiện (khoản 1, khoản 2 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Nội dung ủy quyền nên ghi cả việc kê khai bổ sung chủ sở hữu hưởng lợi nếu làm trong cùng hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp