Mọi ngành – công nợ, kho, thuê mặt bằng

Đối chiếu, xác nhận số nợ phải thu, phải trả với khách hàng, nhà cung cấp cuối tháng, quý, năm hoặc trước khi khóa sổ, kiểm toán, quyết toán thuế; có phụ lục liệt kê từng hóa đơn, khoản thanh toán.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Luật Kế toán 88/2015/QH13 (Điều 16 – nội dung chứng từ kế toán; Điều 40 – kiểm kê tài sản); Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13

Kiểm kê kho cuối năm, khi bàn giao thủ kho, khi chia tách, giải thể hoặc khi có hỏa hoạn, thiệt hại: so sánh số lượng, giá trị thực tế với sổ kế toán, ghi chênh lệch thừa, thiếu, phẩm chất và nguyên nhân.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Luật Kế toán 88/2015/QH13 (Điều 16 – nội dung chứng từ kế toán; Điều 40 – kiểm kê tài sản)

Doanh nghiệp hủy hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện hư hỏng, hết hạn, lỗi thời, không còn giá trị sử dụng và muốn tính vào chi phí được trừ: quyết định thành lập Hội đồng, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định xử lý của Hội đồng, quyết định của Giám đốc, biên bản tiêu hủy.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Giám đốc thành lập Hội đồng xử lý (thành phần, nhiệm vụ kiểm kê, đề xuất phương án, giám sát tiêu hủy) – một trong các thành phần hồ sơ bắt buộc để chi phí hàng hủy được trừ khi tính thuế TNDN.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Hội đồng kiểm kê hàng hư hỏng, hết hạn, lỗi thời: ghi nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị theo giá vốn và phương án xử lý, có xác nhận của đại diện hợp pháp doanh nghiệp – thành phần hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Hội đồng xử lý quyết định hình thức xử lý (tiêu hủy, thuê đơn vị xử lý chất thải, bán phế liệu), thời gian, địa điểm và cách ghi nhận chi phí – thành phần hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Người có thẩm quyền (Giám đốc) quyết định hủy số hàng theo biên bản kiểm kê giá trị, giao Hội đồng tổ chức hủy, thủ kho xuất kho, kế toán hạch toán – thành phần hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Hội đồng lập biên bản khi tiêu hủy xong: thành phần, thời gian, địa điểm, danh mục hàng đã hủy, hình thức hủy, kết quả và tài liệu kèm (ảnh, video, chứng từ đơn vị xử lý chất thải) – chứng minh việc hủy đã thực hiện.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Doanh nghiệp thuê nhà, mặt bằng, kho của cá nhân làm trụ sở, cửa hàng, kho: có lựa chọn ai kê khai thuế cho thuê, số tiền được trừ khi bên thuê khai thay, đặt cọc, điện nước, hoàn trả hiện trạng và biên bản bàn giao.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 (hợp đồng thuê tài sản, đặt cọc); Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP); điểm b khoản 2 Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC; Mẫu 01/TCKT Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC

Thuê nhân viên làm theo giờ, theo ca (phục vụ, pha chế, thu ngân, lễ tân, bán hàng, sinh viên làm thêm): ghi số giờ làm trong tháng, lương giờ không thấp hơn lương tối thiểu giờ, xác định có phải đóng BHXH bắt buộc hay không.

Nơi nộp:

Lưu tại doanh nghiệp, mỗi bên giữ 01 bản; báo tăng lao động, đóng BHXH (nếu thuộc diện) với cơ quan bảo hiểm xã hội

Căn cứ:

Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (Điều 32); điểm l khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15; khoản 5 Điều 3, khoản 2 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP; Nghị định 293/2025/NĐ-CP (lương tối thiểu giờ); khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Ký với nhân viên làm việc toàn thời gian (xác định hoặc không xác định thời hạn): công việc, thử việc, thời giờ làm việc, lương, phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN, chấm dứt; có điều khoản riêng cho nhân viên môi giới bất động sản (chứng chỉ, chỉ hành nghề tại một doanh nghiệp, hoa hồng).

Nơi nộp:

Lưu tại doanh nghiệp, mỗi bên giữ 01 bản; báo tăng lao động, đóng BHXH với cơ quan bảo hiểm xã hội

Căn cứ:

Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (Điều 21 – nội dung hợp đồng; Điều 24–27 – thử việc; Điều 105 – thời giờ làm việc); Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH; Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15; Nghị định 293/2025/NĐ-CP; điểm b khoản 2 Điều 61, Điều 63 Luật Kinh doanh bất động sản 29/2023/QH15