Nhà hàng, cà phê, khách sạn – homestay

Nhà hàng, quán cà phê, bếp ăn xây dựng định lượng từng món (nguyên liệu tinh, hao hụt sơ chế, định lượng thô, giá vốn mỗi phần) để tính giá vốn theo số món bán ra và đối chiếu với nguyên liệu xuất dùng, tồn kho.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Luật Kế toán 88/2015/QH13 (Điều 16 – nội dung chứng từ kế toán; Điều 40 – kiểm kê tài sản); Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho

Thu ngân lập cuối mỗi ca: doanh thu theo phần mềm, giảm giá, hủy món, hóa đơn điện tử đã lập; đối chiếu từng hình thức thu với thực tế; kiểm đếm tiền mặt theo mệnh giá, số nộp quỹ, thừa thiếu.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Luật Kế toán 88/2015/QH13 (Điều 16 – nội dung chứng từ kế toán; Điều 40 – kiểm kê tài sản); Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hóa đơn điện tử)

Khách sạn, homestay, nhà hàng nhận đặt phòng, đặt tiệc, hội nghị có thu tiền cọc: dịch vụ, ngày sử dụng, giá đã gồm thuế, số tiền cọc, điều kiện hủy, mất cọc, hoàn cọc và thời điểm lập hóa đơn.

Nơi nộp:

Lập 02 bản: khách giữ 01 bản, cơ sở giữ 01 bản; lưu kèm chứng từ thu tiền

Căn cứ:

Điều 328 Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 (đặt cọc); khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thời điểm lập hóa đơn dịch vụ, trừ tiền đặt cọc)

Thuê nhân viên làm theo giờ, theo ca (phục vụ, pha chế, thu ngân, lễ tân, bán hàng, sinh viên làm thêm): ghi số giờ làm trong tháng, lương giờ không thấp hơn lương tối thiểu giờ, xác định có phải đóng BHXH bắt buộc hay không.

Nơi nộp:

Lưu tại doanh nghiệp, mỗi bên giữ 01 bản; báo tăng lao động, đóng BHXH (nếu thuộc diện) với cơ quan bảo hiểm xã hội

Căn cứ:

Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (Điều 32); điểm l khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15; khoản 5 Điều 3, khoản 2 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP; Nghị định 293/2025/NĐ-CP (lương tối thiểu giờ); khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; hàng thủ công của người sản xuất thủ công; phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân; hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT – lập bảng kê này để khoản chi được tính vào chi phí được trừ.

Nơi nộp:

Không nộp cơ quan thuế; doanh nghiệp lưu cùng chứng từ chi trả trong hồ sơ chi phí được trừ

Căn cứ:

điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC (hồ sơ khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn); Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Kiểm kê kho cuối năm, khi bàn giao thủ kho, khi chia tách, giải thể hoặc khi có hỏa hoạn, thiệt hại: so sánh số lượng, giá trị thực tế với sổ kế toán, ghi chênh lệch thừa, thiếu, phẩm chất và nguyên nhân.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Luật Kế toán 88/2015/QH13 (Điều 16 – nội dung chứng từ kế toán; Điều 40 – kiểm kê tài sản)

Doanh nghiệp hủy hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện hư hỏng, hết hạn, lỗi thời, không còn giá trị sử dụng và muốn tính vào chi phí được trừ: quyết định thành lập Hội đồng, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định xử lý của Hội đồng, quyết định của Giám đốc, biên bản tiêu hủy.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Giám đốc thành lập Hội đồng xử lý (thành phần, nhiệm vụ kiểm kê, đề xuất phương án, giám sát tiêu hủy) – một trong các thành phần hồ sơ bắt buộc để chi phí hàng hủy được trừ khi tính thuế TNDN.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Hội đồng kiểm kê hàng hư hỏng, hết hạn, lỗi thời: ghi nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị theo giá vốn và phương án xử lý, có xác nhận của đại diện hợp pháp doanh nghiệp – thành phần hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Hội đồng xử lý quyết định hình thức xử lý (tiêu hủy, thuê đơn vị xử lý chất thải, bán phế liệu), thời gian, địa điểm và cách ghi nhận chi phí – thành phần hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Người có thẩm quyền (Giám đốc) quyết định hủy số hàng theo biên bản kiểm kê giá trị, giao Hội đồng tổ chức hủy, thủ kho xuất kho, kế toán hạch toán – thành phần hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Hội đồng lập biên bản khi tiêu hủy xong: thành phần, thời gian, địa điểm, danh mục hàng đã hủy, hình thức hủy, kết quả và tài liệu kèm (ảnh, video, chứng từ đơn vị xử lý chất thải) – chứng minh việc hủy đã thực hiện.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 – chi phí được trừ); Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 3 – hồ sơ của khoản chi được trừ) – điểm g khoản 9 Điều 3: hồ sơ gồm quyết định của người có thẩm quyền về việc hủy, biên bản kiểm kê giá trị, quyết định thành lập Hội đồng xử lý, quyết định xử lý của Hội đồng

Doanh nghiệp thuê nhà, mặt bằng, kho của cá nhân làm trụ sở, cửa hàng, kho: có lựa chọn ai kê khai thuế cho thuê, số tiền được trừ khi bên thuê khai thay, đặt cọc, điện nước, hoàn trả hiện trạng và biên bản bàn giao.

Nơi nộp:

Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp; xuất trình khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội kiểm tra

Căn cứ:

Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 (hợp đồng thuê tài sản, đặt cọc); Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP); điểm b khoản 2 Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC; Mẫu 01/TCKT Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC